El rol de la UX en la autogestión del empleado

En la actualidad, velar por la construcción de una experiencia del usuario sin fricciones es uno de los principales objetivos de las empresas. Ahora bien, lejos de ser un parámetro a considerar únicamente de cara al público externo, la UX en la autogestión del empleado cumple un rol central en la satisfacción laboral.

Si los colaboradores pueden interactuar de manera simplificada e intuitiva con las plataformas digitales que usan para autogestionarse, no solamente podrán completar sus pedidos sin problemas, sino que también mejorará la percepción que tienen sobre la organización para la que trabajan.

¿Por qué hablamos de UX en la autogestión del empleado?

Antes de analizar la relación que existe entre la User Experience y la gestión autónoma de los colaboradores es preciso entender de qué se tratan estos conceptos.

Autogestión del empleado

Entendemos la autogestión del empleado como un sistema de administración de recursos humanos que hace posible que los trabajadores puedan gestionar diferentes aspectos referidos a su vida laboral, sin necesidad de que intervenga el personal del sector de RRHH.

Gracias a las herramientas digitales de gestión de las personas, los trabajadores pueden hacerse cargo de diversas tareas, como actualización de su legajo digital, firma electrónica de recibos de sueldo, pedido de licencias y acceso a comunicaciones.

La autogestión de los empleados aporta numerosos beneficios para las organizaciones, entre los que destacan los siguientes:

• Reducción del tiempo de gestión administrativa. A través de los sistemas autogestionados, los trabajadores pueden cargar documentos, pedir licencias y permisos, modificar datos y acceder a comunicaciones corporativas de manera rápida y sencilla.
• Mayor motivación y engagement de los colaboradores. Al ganar autonomía para gestionar su vida laboral, los empleados se sienten empoderados, motivados y más comprometidos con la organización que los emplea.
• Facilidad de acceso. Hoy en día, abundan las posiciones remotas o híbridas. La autogestión permite que los trabajadores que no cumplen funciones presenciales gestionen sus pedidos sin necesidad de acudir a las instalaciones de la organización. Esta ventaja es aún más evidente en las empresas que cuentan con colaboradores localizados en diferentes ubicaciones geográficas.
• Menor carga laboral del personal de RRHH Las plataformas de autogestión liberan a los empleados de Recursos Humanos de tareas operativas —que pasan a ser responsabilidad de cada trabajador—. De esta forma, tienen más tiempo para mejorar su rendimiento y ejecutar funciones de mayor valor.

User Experience (UX)

UX (término que deriva del inglés User Experience) hace referencia a la forma en la cual una persona usuaria percibe, siente e interactúa con un servicio o con un sistema. En pocas palabras, es la experiencia que se obtiene al entrar en contacto con estos elementos.

La experiencia del usuario incluye las percepciones en términos de usabilidad, facilidad de utilización y eficiencia en relación con los objetivos que las personas buscan obtener de las interacciones.

Si bien, en líneas generales, las empresas tienden a pensar en UX de cara a usuarios-clientes, también debe aplicarse a los productos o sistemas con los cuales interactúan los colaboradores. Después de todo, ellos también son usuarios y, como tales, contribuyen al éxito del negocio.

Velar por una adecuada UX en la autogestión del empleado implica implementar herramientas y procesos que permitan que los trabajadores administren su vida laboral de manera fácil y efectiva.

¿Cómo lograr una buena experiencia de usuario en las plataformas de autogestión?

Está claro que ofrecer una experiencia de utilización optimizada de las soluciones digitales autogestivas es clave para potenciar la satisfacción de los colaboradores.

Pero ¿cómo puede lograrse una UX agradable? Poniendo en práctica una serie de acciones recomendadas.

Diseñar una experiencia sólida e integral

Una de las claves para el éxito de las plataformas de autogestión radica en crear flujos de trabajo que respondan a los requerimientos y necesidades puntuales de los colaboradores.

Este pensamiento debe acompañar el diseño de la herramienta desde el inicio.

Ofrecer una plataforma con un diseño simple e intuitivo

A menudo se tiende a pensar que un buen diseño es aquel que destaca por estética. Sin embargo, en la construcción de interfaces para usuarios, belleza no es sinónimo de efectividad.

A la hora de impulsar la UX en la autogestión del empleado, es fundamental construir herramientas que posean un diseño simple e intuitivo. Esto fomenta la creación de experiencias fluidas que disminuyen el tiempo de aprendizaje y las fricciones, lo que aumenta la satisfacción de los colaboradores.

Organizar la información

Otro aspecto fundamental para lograr una experiencia de usuario positiva en los instrumentos de autogestión es la arquitectura de la información.

Para que la plataforma sea amigable, la información debe estar dispuesta de manera lógica y ordenada. De esta forma, los trabajadores podrán encontrar fácilmente lo que necesitan al navegar por la herramienta.

Velar por la funcionalidad

Las plataformas de autogestión del empleado deben ser funcionales. ¿Qué queremos decir con esto? Que de nada sirve tener una solución que, en la teoría, contiene todas las funcionalidades requeridas, pero que, en la práctica, no opera correctamente.

Es necesario revisar si las funciones tienen un desempeño adecuado, si no se cuelgan u ofrecen otro tipo de errores.

No descuidar la usabilidad

Además de funcionales, para fomentar la UX en la autogestión del empleado las soluciones deben ser usables. Es decir, deben aportar valor a los trabajadores y hacer que sus requerimientos se completen de manera adecuada.

Es importante tener en cuenta que, si no pueden realizar aquello que desean en la plataforma —sea pedir una licencia o firmar un recibo electrónico—, deberán acudir a un representante del sector de RRHH Esto, además de incrementar la carga laboral del área, repercutirá negativamente en su percepción sobre la empresa.

Capacitar a los colaboradores

Finalmente, para que la experiencia de usuario sea óptima, es fundamental que las organizaciones capaciten a sus colaboradores en el uso de las herramientas.

De esta forma, se interiorizarán sobre las funcionalidades disponibles y tendrán menos dudas a la hora de utilizarlas.

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