Software de RRHH en la nube vs. sistemas on premise, ¿cuál elegir?

A la hora de digitalizar el departamento de gestión del capital humano, las organizaciones pueden implementar un software de RRHH en la nube, o bien poner en marcha un sistema on-premise.

¿Cuál es la diferencia entre cada uno de ellos? ¿Qué limitaciones presentan las soluciones localizadas en las instalaciones? ¿Por qué es recomendable administrar todos los aspectos referentes a los recursos humanos con una plataforma cloud? Te lo contamos en esta nota.

Qué es un software de RRHH en la nube

Así como sucede con las herramientas digitales que se utilizan para otras áreas organizacionales, para digitalizar su operatoria, el sector de Recursos Humanos puede utilizar soluciones cloud o plataformas ubicadas en la infraestructura IT de la empresa, también llamadas on-premise.

Las soluciones de RRHH en la nube se alojan, gestionan y mantienen en servidores remotos, siendo ofrecidos en un modelo informático conocido como Software como Servicio (SaaS).

Los usuarios pueden acceder a los datos que albergan los proveedores de este servicio en cualquier momento y lugar. Lo único que necesitan es tener un dispositivo con conexión a internet.

Al utilizar una plataforma cloud para gestionar el talento humano, las organizaciones no sólo acceden a un instrumento que les permite compartir archivos e información de manera ágil y sencilla, sino que también tienen la posibilidad de escalar o reducir sus recursos rápidamente, evitando gastos en infraestructura IT costosa y en la contratación de expertos tecnológicos.

Limitaciones de los sistemas on-premise

Las plataformas in situ son herramientas que se encuentran en las instalaciones de las organizaciones, es decir, que están ubicadas en la infraestructura tecnológica propia.

Cuando operan con este tipo de instrumentos, las compañías controlan el software. Y, en consecuencia, deben ocuparse del mantenimiento y las actualizaciones—y en ocasiones, también del desarrollo o la integración con otros sistemas—. 

¿Qué implica esto? Que deben contar tanto con los recursos humanos como con los servidores adecuados para llevar adelante estas funciones.

Si bien a primera vista un sistema on-premise puede parecer la mejor opción en términos de control operativo, lo cierto es que las soluciones de este tipo presentan algunas limitaciones.

•       Costo de propiedad. Poner en marcha una plataforma in situ requiere de una inversión elevada, tanto en materia de software, como de hardware, conectividad y contratación de equipo informático especializado.
•       Seguridad de los datos. Las compañías que usan software de RRHH on-premise son 100% responsables de los datos, así como de su protección y de las consecuencias que un ataque pueda provocar. Por eso, su utilización requiere de un sistema de seguridad y de backup sólido y fiable. Esto implica un costo adicional que puede impactar negativamente en aquellas empresas que tienen presupuestos limitados.
•       Adaptabilidad y flexibilidad. A medida que crecen, las organizaciones van modificando sus necesidades, por eso necesitan herramientas que se adapten a los cambios. Los instrumentos locales tienen limitaciones en lo que respecta a la adaptabilidad, ya que requieren la intervención permanente del equipo IT para personalizar los procesos y poner en marcha nuevas funcionalidades.
•       Tiempo de implementación. A diferencia de lo que sucede con un software de RRHH en la nube, la implementación y el despliegue de una plataforma on-premise son tareas complejas que llevan mucho tiempo.
•       Actualizaciones. Los instrumentos locales requieren de la búsqueda y la ejecución manual de las actualizaciones y parches. Esto supone una inversión adicional de tiempo y, por supuesto, de dinero.

Las ventajas de gestionar los Recursos Humanos en la nube

Ahora que explicamos cuáles son las limitaciones que presentan las soluciones on-premise, es momento de que dejemos en claro los beneficios de implementar un software de RRHH en la nube.

Ahorro costos

Con una plataforma cloud, las empresas no necesitan invertir en la compra o renovación de los recursos tecnológicos. En consecuencia, evitan el sobreaprovisionamiento y ahorran dinero.

También economizan en lo que respecta a los costos de actualización y mantenimiento, actividades que pasan a ser responsabilidad del proveedor del servicio.

Mayor rendimiento y disponibilidad

Este tipo de soluciones cuentan con interfaces intuitivas y eficientes, lo que brinda un óptimo rendimiento de las funcionalidades y redunda en una mayor productividad y satisfacción de los trabajadores.

Además, garantizan una máxima disponibilidad y un tiempo de respuesta adecuado, independientemente de los usuarios que se encuentren conectados en simultáneo.

Accesibilidad 24/7

Utilizar una herramienta cloud para RRHH permite acceder en cualquier momento y lugar a información relacionada con las actividades inherentes al departamento.

De esta forma, además de ver simplificada su labor, el equipo de Recursos Humanos puede diseñar estrategias basadas en datos y tomar mejores decisiones en términos de procesos.

Actualizaciones automáticas

¿Tu empresa no cuenta con personal IT capacitado para gestionar las diferentes plataformas informativas? ¡No te preocupes!

Al utilizar un software en la nube, las actualizaciones corren por cuenta del proveedor del servicio. Por lo tanto, no tendrás que ocuparte de instalar nuevas funcionalidades, corregir errores o implementar cambios derivados de modificaciones normativas. Todo se ejecutará automáticamente.

Mayor flexibilidad

Las plataformas que operan en la nube pueden personalizarse, es decir, incorporar funcionalidades y módulos en función de los requerimientos de cada organización.

Además, las soluciones cloud acompañan la evolución de las compañías, brindando la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios de la demanda de recursos que puedan surgir a través del tiempo.

Mayor seguridad de los datos

La integridad y disponibilidad de los datos es una de las mayores preocupaciones de las empresas. Pero, a pesar de lo que muchos creen, la protección de la información no es competencia exclusiva de las herramientas on-premise.

Los proveedores cloud manejan estándares de seguridad altísimos que se actualizan de manera permanente, teniendo en cuenta la aparición de nuevos riesgos y la sofisticación de las amenazas.

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