Los 6 peligros de utilizar un software de gestión de RRHH desactualizado

Navegadores, sistemas operativos, antivirus… Quienes utilizan sistemas informáticos saben que, tarde o temprano, llega el momento de la actualización. Lo mismo sucede con los software de gestión de RRHH.

Cuando las organizaciones usan plataformas de gestión del talento desactualizadas, aumentan las ineficiencias, así como los riesgos de seguridad, los costos y la insatisfacción de los colaboradores.

En este artículo, exploramos por qué operar con un software de Recursos Humanos antiguo produce un impacto negativo en las empresas y detallamos qué parámetros se deben considerar al seleccionar una nueva solución de RRHH.

6 riesgos de utilizar un software de gestión de RRHH anticuado

Algunas compañías que poseen instrumentos heredados que les permiten ejecutar ciertas funciones del departamento de Recursos Humanos, consideran que invertir en la actualización de las herramientas de gestión de personal es un gasto injustificado.

Lo cierto es que gestionar este sector a través de una plataforma antigua puede resultar más costoso de lo que se cree.

Menor productividad y mayor cantidad de procesos manuales

No es necesario explicar por qué el trabajo manual es enemigo de la productividad y la eficiencia.

Realizar actividades tediosas y repetitivas (cargar información personal de los empleados, aprobar licencias, emitir comunicados, entre otras) no solo constituye una enorme carga para el personal de RRHH, sino que representa un peligro para la eficacia y la precisión.

Los software heredados tienen funcionalidades limitadas y demoran mucho más tiempo que los nuevos a la hora de ejecutar determinadas tareas, menguando la productividad y la agilidad.

Falta de integración

Las organizaciones crecen y, a medida que lo hacen, van incorporando múltiples plataformas para realizar diversos procesos. Sin embargo, cuando estas herramientas no funcionan en sintonía, los datos dejan de ser precisos y surgen fallos e incompatibilidades.

Además, la falta de integración entre sistemas imposibilita acceder a una visión general y detallada de la plantilla. Esto hace que sea difícil detectar patrones de comportamiento y rendimiento, identificar puntos de mejora y tomar decisiones informadas.

Aumento de costos

Mantener una tecnología heredada es costoso, ya que requiere de revisiones periódicas que, en ocasiones, no logran solucionar al 100% los fallos. ¿Por qué sucede esto? Debido a que estos se originan por falta de compatibilidad o caducidad del soporte, lo que lleva a tener que contratar consultores y derrochar grandes sumas de dinero en parches y soluciones temporarias. 

En este sentido, las organizaciones se benefician más al invertir en la actualización de su software de gestión de RRHH que en mantener sistemas viejos, ya que hacerlo permite aumentar la productividad y la eficiencia del área. 

Mayor riesgo de inactividad

Otro riesgo que conlleva el uso de tecnología obsoleta son los tiempos prolongados de inactividad provocada por los fallos del sistema.

Cuando la continuidad operativa se interrumpe, no solo se pierde tiempo, sino que también se reduce la satisfacción de los empleados y se compromete la disponibilidad e integridad de la información.

En este punto, dejar atrás las plataformas heredadas y adoptar un sistema de RRHH basado en la nube es clave para evitar la pérdida de datos y garantizar la operatoria.

Inconvenientes con el compliance y la protección de datos

El departamento de Recursos Humanos gestiona una enorme cantidad de datos confidenciales y financieros de los empleados. Si opera con sistemas antiguos o no integrados que tienen escasos mecanismos de cifrado y protección de los registros, el riesgo de que la información caiga en las manos equivocadas aumenta de manera considerable.

Al mismo tiempo, el uso de tecnología obsoleta dificulta el cumplimiento normativo y aumenta el riesgo de sufrir ataques de ciberseguridad o violaciones de datos. Estos escenarios, lejos de ser inocuos, pueden derivar en demandas, multas y daños a la reputación.

Empobrecimiento de la experiencia de los empleados

Cuando los colaboradores no tienen acceso a una plataforma actualizada que les permita cargar o modificar su información personal de manera rápida y directa, o bien tienen que lidiar con herramientas que funcionan lentamente y les quitan tiempo para realizar otras tareas, la Employee Experience se resiente.

Mantener sistemas heredados no solo ralentiza el trabajo de los empleados, sino que reduce su compromiso y motivación, lo que, en definitiva, termina alejando el talento y perjudicando el desarrollo de las compañías.

Cambiando la plataforma de gestión del talento: cómo elegir la mejor herramienta

¿Ya te convenciste de la necesidad de actualizar tu software de gestión de RRHH? Si tu respuesta es “sí”, seguramente te estés preguntando qué factores tener en cuenta para tomar una decisión adecuada.

Aunque la mejor opción será siempre aquella que se ajuste al modo de operar y los requerimientos puntuales de cada organización, existen algunas cualidades que no deberían faltar en la plataforma que elijas:

• Flexibilidad. El software no puede ser rígido e inmutable. Por el contrario, tiene que poder adaptarse a las reglas del ámbito laboral y de las empresas, brindando la posibilidad de diseñar flujos de trabajo a medida y agregar o quitar módulos y funcionalidades.
• Seguridad de la información. La protección de los datos es un aspecto innegociable. La herramienta implementada debe asegurar la integridad y la disponibilidad de la información. Solo así es posible garantizar el compliance y evitar inconvenientes legales y reputacionales.
• Facilidad de integración. Los software de gestión de RRHH no pueden funcionar como islas. ¿Qué quiere decir esto? Que deben poder integrarse con otras soluciones organizacionales, como un ERP o sistemas específicos de cada organización.Si no lo hacen, el riesgo de incompatibilidades y errores aumenta.
• Centralización de la información. La información fragmentada es enemiga de la eficiencia y la productividad. Por eso, al elegir una nueva solución de gestión del personal es crucial verificar que permita la centralización de los datos. De esta forma, los empleados de RRHH podrán trabajar con mayor celeridad y, al mismo tiempo, agilizar sus interacciones con el resto de la plantilla.
• Escalabilidad. La cantidad de colaboradores puede variar de un momento a otro. Por eso, el software de Recursos Humanos debe ser escalable para ajustarse al volumen de usuarios que se requiera en cada momento.
• Mantenimiento y soporte. Ningún sistema es infalible. Cuando ocurre una falla, es imprescindible que el proveedor brinde la asistencia necesaria para resolver el problema. En este sentido, lo ideal es seleccionar una plataforma de RRHH argentina, ya que esto garantiza que el servicio técnico habla el mismo idioma y comprende las particularidades de la coyuntura local.
• Acceso desde cualquier dispositivo. Hoy en día, los colaboradores deben poder acceder a las plataformas de gestión del talento desde cualquier dispositivo. Por eso, al momento de escoger una nueva solución, es importante que sea operable tanto desde las instalaciones empresariales, como desde cualquier dispositivo conectado a internet, sin importar el momento ni el lugar en el que se encuentren los trabajadores.
• Facilidad de uso. Más allá de los módulos y funcionalidades, la nueva herramienta debe ser fácil de utilizar. Es decir, tiene que contar con una interfaz intuitiva que no genere fricciones ni deje lugar a dudas que puedan derivar en equivocaciones.

¿Qué esperás para modernizar la operatoria del área de Recursos Humanos de tu organización? Adoptá Napsis, el software de gestión de RRHH que libera la carga del personal del sector, empodera a tus empleados y potencia la operatoria de tu empresa. Contactanos.