Optimizando los procesos de RRHH: cómo aliviar la carga de trabajo del personal del sector

Gestión de licencias, procesamiento de nóminas, carga y actualización de información de los colaboradores, envío de comunicaciones, difusión de beneficios… Los procesos de RRHH son amplios y diversos.

Aunque todos son importantes para llevar adelante una gestión adecuada del talento, la ejecución de algunas de estas tareas implica demasiado tiempo y esfuerzo por parte del personal del departamento.

¿Cuáles son las actividades cuya realización demanda mayor tiempo? ¿De qué forma pueden las organizaciones reducir la carga laboral del sector de Recursos Humanos? Te lo contamos en esta nota.

6 procesos de RRHH que consumen tiempo y reducen la productividad del sector

A simple vista, puede parecer que el área de RRHH se ocupa de tareas administrativas rápidas y fáciles de realizar.

No obstante, al mirar más de cerca, queda claro que quienes forman parte de este departamento llevan adelante una multiplicidad de funciones que, además de implicar mucho tiempo, requieren un alto grado de esfuerzo.

Esto reduce su productividad y, al mismo tiempo, impide que se dediquen a acciones más estratégicas para el negocio.

Carga y actualización de información y documentación de los empleados

Una de las tareas administrativas más comunes del sector es introducir y actualizar la información de los empleados en las bases de datos.

Aunque el mayor volumen de datos a cargar se registra al momento de la contratación, el personal de RRHH debe actualizar los registros y colocar nuevos documentos siempre que sea necesario.

Esta tarea demanda muchísimo tiempo, especialmente cuando la introducción y actualización de los datos y documentaciones debe realizarse en más de un sistema.

Gestión de licencias y permisos

Los trabajadores tienen derecho a pedir diferentes tipos de licencias (enfermedad, vacaciones, paternidad, maternidad, estudios, etc.). Si bien se trata de uno de los procesos de RRHH más habituales, el seguimiento de estas solicitudes insume muchísimo tiempo.

Lo mismo sucede con la gestión de horas extras, permisos especiales, cambios de turnos y control de horas trabajadas, especialmente en lo que respecta a las tareas asociadas a la vigilancia del cumplimiento de la normativa vigente.

Firma de documentaciones

La mayoría de los procesos de RRHH requieren firmas, ya sea para la contratación, la desvinculación o la gestión del tiempo.

Todo se torna más tedioso cuando las rúbricas no deben ser solo del personal del área, sino también de los colaboradores. La firma de los recibos de remuneraciones es un claro ejemplo.

En aquellas empresas que no cuentan con recibo de sueldo digital, las firmas de cada una de las liquidaciones debe hacerse de manera manual.

Además de ser poco motivante, la gestión tradicional de los recibos es un proceso repetitivo que insume mucho tiempo, ya que se da al menos una vez al mes.

Administración de beneficios

¿Qué colaboradores necesitan acceder a descuentos en instituciones educativas? ¿En qué casos aplica el pago de los gastos asociados a los desplazamientos? ¿Cuáles son los requisitos para calificar para la obtención de bonos y gratificaciones especiales?

La gestión de los beneficios—así como la comunicación de los alcances de cada uno de ellos— puede llevar mucho tiempo. No obstante, ofrecerlos es un factor clave para potenciar la experiencia de los empleados (EX) e impulsar su motivación.

Payroll

El procesamiento de nóminas es uno de los procesos más habituales y, a su vez, más demandantes para el departamento de Recursos Humanos.

Además de ser engorroso e insumir bastante tiempo, cualquier error u omisión en la gestión del payroll puede derivar en quejas de los colaboradores, incumplimiento normativo, problemas legales y daños a la marca empleadora.

Cumplimiento continuo

El compliance legal es indispensable para el correcto funcionamiento de cualquier organización.

En lo que respecta a Recursos Humanos, el personal debe estar al tanto de las normativas asociadas a procedimientos de contratación y desvinculación, indemnizaciones, seguridad social y convenios colectivos, entre otros, a fin de poder aplicarlas y comunicarlas oportunamente.

A pesar de que mantenerse al día sobre estas regulaciones es fundamental para evitar multas, demandas y sanciones, requiere la inversión de una cantidad considerable de tiempo por parte del personal de RRHH.

¿La solución? Incorporar herramientas tecnológicas

De acuerdo a un estudio reciente, el 59% de los responsables de RRHH no tiene tiempo suficiente para gestionar el desarrollo de las personas con la eficacia que desearía.

Conjuntamente, el 55% se aboca demasiado a tareas administrativas, lo que les impide invertir tiempo en funciones más estratégicas.

Entonces, ¿cómo puede el sector de Recursos Humanos liberarse de estas tareas que consumen mucho tiempo y no aportan un valor agregado en términos de motivación, compromiso y retención de los colaboradores? La respuesta se encuentra en la digitalización.

Cuando el sector que gestiona el talento adopta soluciones tecnológicas para aplicarlas a los diferentes procesos que ejecuta, puede instaurar flujos de trabajos basados en datos y automatizarlos.

De esta forma, el personal del departamento puede dejar de lado las funciones repetitivas y tediosas, disminuyendo su carga laboral y ganando tiempo para dedicarse a actividades más estratégicas que permitan optimizar la EX.

Por otro lado, al eliminar el trabajo manual y los errores a él asociados, la implementación de instrumentos tecnológicos eficientiza la operatoria del sector de Recursos Humanos, facilita el ahorro de tiempo y esfuerzo.

Digitalizar los procesos de RRHH permite aligerar el volumen de trabajo de los responsables del área y, al mismo tiempo, potenciar la experiencia de los colaboradores. ¿Tenés dudas sobre cómo abordar el proceso de transformación digital de este sector? Contactanos.