Compliance en RRHH: cómo un software especializado en gestión de personas contribuye al cumplimiento normativo

Aunque el cumplimiento normativo se relaciona habitualmente con áreas empresariales, también es un aspecto crucial para el departamento que administra la fuerza de trabajo. Garantizar el compliance en RRHH consiste en comprender los cambios que se producen en el mercado y, al mismo tiempo, aplicarlos dentro de la lógica de gestión de personas.

Esto supone un gran reto para las compañías. La falta de acatamiento puede derivar en problemas legales, multas y daños tanto a la marca empleadora como a la experiencia de los empleados.

En este punto, la tecnología tiene un rol preponderante. Gracias a sus características y funcionalidades, los software de Recursos Humanos tienen la capacidad de ayudar a las organizaciones a superar los desafíos que implica mantener el cumplimiento normativo en RRHH.

¿Qué incluye el compliance en RRHH?

Todas las organizaciones, más allá del rubro al que pertenezcan o del tamaño que posean, deben ajustarse a las regulaciones y normativas vigentes. Esto abarca a todos los sectores corporativos y, por supuesto, el que se ocupa de gestionar el talento no es la excepción.  

Cuando hablamos de cumplimiento normativo en RRHH nos referimos a la responsabilidad que detenta este sector en términos de acatamiento de las leyes, normas y políticas relacionadas con la gestión del personal.

Su alcance es amplio, ya que incluye no solo aspectos relativos a la contratación y a la diversidad, sino también cuestiones asociadas a la legislación laboral, las compensaciones salariales, los beneficios, el acceso a prestaciones médicas, la seguridad de la información y la confidencialidad de los datos.

Garantizar el compliance en RRHH es un aspecto crucial para las organizaciones, ya que:

• Evita sanciones. Cuando las leyes de trabajo no se cumplen, los entes reguladores pueden sancionar a las empresas, colocándoles multas económicas e iniciando acciones legales.
• Potencia la Employee Experience. El acatamiento de las regulaciones relativas a la gestión de las personas optimiza la experiencia de los empleados y crea un ámbito laboral positivo y motivante.
• Impulsa el compromiso de los colaboradores. Un trabajador que sabe que su empleador cumple con lo que corresponde, es un trabajador que ve que sus derechos son respetados. Esto hace que aumente su compromiso con la empresa y, por ende, que también incremente su productividad.
• Protege la reputación corporativa. ¿Te imaginás el impacto que tendría descubrir que una marca en la cual confiás no cumple con sus responsabilidades de cara a sus empleados? Cumplir las normativas de Recursos Humanos protege la reputación de una organización y ayuda a atraer y retener el mejor talento.

Cuáles son los desafíos de cumplimiento más frecuentes en Recursos Humanos

En RRHH, los retos de cumplimiento son diversos. Algunos tienen que ver estrictamente con la legislación laboral vigente, mientras que otros hacen al tratamiento de la información y la gestión del payroll.

A continuación, explicamos cuáles son los desafíos que más frecuentemente enfrentan la mayoría de los equipos de Recursos Humanos.

Compliance legal

La legislación laboral cambia permanentemente. Lo que hoy es válido, puede no serlo de aquí a unos meses. O bien, lo que rige para una región puede no estar vigente para otra.

Todo se complejiza aún más cuando la empresa tiene colaboradores en múltiples locaciones, cuyos contratos se ven afectados por las leyes locales. En la mayoría de los casos, estas normas tienen que ver con la remuneración, las horas extra, las prestaciones médicas, la discriminación y las licencias, entre otras.

Diversidad

Garantizar que la organización sea diversa e inclusiva es clave no solo para evitar inconvenientes legales, sino también para construir una marca empleadora atractiva en el mercado.

Para cumplir con este objetivo, los equipos de RRHH tienen que asegurarse de que la contratación, la promoción, el despido y todos los demás procesos del departamento se realizan de manera estandarizada, ecuánime y sin sesgos de ningún tipo.

Privacidad y seguridad de los datos

El área de Recursos Humanos tiene acceso a información confidencial y sensible de los colaboradores, como datos personales y financieros.

El cumplimiento de las leyes de privacidad de datos es fundamental para evitar problemas legales. Adoptar sistemas sólidos de protección de los registros es un punto indispensable para mitigar el riesgo de accesos indebidos y violaciones de la información.

Remuneraciones ordinarias y extraordinarias

Es importante que las organizaciones se mantengan al tanto de los cambios en términos de sueldos mínimos, exenciones de impuestos, pago de horas extras y bonificaciones, entre otras cuestiones inherentes a las remuneraciones. No respetar las normas vigentes puede dar lugar a multas.

Lo mismo sucede al momento de la desvinculación. Cuando un empleado es despedido por justa causa, tiene derecho a una indemnización por despido. Una mala gestión al finalizar la relación laboral deriva en litigios legales.

Contar con una solución de gestión de los empleados, esencial para garantizar el compliance en RRHH

Las plataformas digitales de gestión de las personas permiten agilizar los procesos, administrar de manera precisa los datos, potenciar la autogestión de los empleados y promover la transparencia de las interacciones entre los colaboradores y el departamento de Recursos Humanos.

Por este motivo, su adopción es un paso clave para garantizar el compliance en RRHH y evitar los inconvenientes que derivan de la falta de cumplimiento normativo.

Estas son algunas de las formas en las que una empresa puede sacar el máximo provecho de la tecnológica para cumplir con múltiples leyes y reglamentos laborales.

Gestión digital de la documentación

Las plataformas de gestión de Recursos Humanos permiten recopilar y almacenar diferentes documentos, como contratos de trabajo, recibos de sueldo y políticas de confidencialidad firmadas por los empleados.

De esta manera, brindan la posibilidad de llevar un registro fiable de las documentaciones, evitando las consecuencias que traen la pérdida o la destrucción de los papeles físicos.

Seguimiento de plazos a cumplir

Además, los sistemas de RRHH facilitan el control de los plazos clave de compliance, como, por ejemplo, el vencimiento de los contratos, las fechas límite para la carga de determinados datos o documentos o la renovación de determinados beneficios.

De esta manera, el personal del departamento se libera de la necesidad de vigilar constantemente estos intervalos y recibe alertas a tiempo, asegurándose de estar siempre dentro de los plazos establecidos por la norma.

Gestión efectiva de los pedidos

Gracias a los software de gestión digital de RRHH, como Napsis, los colaboradores pueden gestionar por ellos mismos sus licencias y solicitudes internas (cambios de turno u horas extras), unificando todos estos pedidos en un único lugar.

Así, quienes manejan Recursos Humanos pueden administrar los flujos de aprobación y disponibilizar el pago de las horas que corresponden en cada caso.

Privacidad y seguridad de la información

Como mencionamos, la gestión segura de los datos es una de las cuestiones más sensibles del compliance en RRHH.

Las soluciones digitales permiten almacenar y gestionar todo el ciclo de vida de la documentación de los trabajadores en un repositorio virtual, manteniendo la información segura y confiable y evitando accesos indebidos.

Gestión del cumplimiento global 

Las compañías con presencia global necesitan estar al día con las leyes locales de los distintos lugares, y eso no es tarea fácil. Contar con un software de RRHH permite hacer un seguimiento preciso sobre las reglamentaciones específicas de cada país o región.

Esto facilita el cumplimiento de las normas y evita inconvenientes derivados de la falta de actualización o del desconocimiento reglamentario.

Optimización de las auditorías

Al contar con una solución para la gestión de las personas, las organizaciones están más preparadas para sortear con éxito las auditorías.

Estas herramientas facilitan el acceso a la información, mitigan el riesgo de encontrar incumplimientos, ayudan a identificar áreas de mejora y ponen de manifiesto el compromiso de la empresa con el cumplimiento normativo.

Aunque no se trata de una tarea sencilla, garantizar el compliance en RRHH es clave para evitar problemas legales y proteger la reputación empresarial. Contar con una plataforma digital de gestión de las personas como Napsis es clave para reducir la complejidad que supone cumplir con las diversas normas. ¿Tenés dudas? Contactanos.