La posibilidad de acceder a un recibo de sueldo digital es, junto con la digitalización de los legajos, una de las mejores estrategias para promover la transformación del departamento de Recursos Humanos.
Además de impulsar la autogestión de los empleados, digitalizar los comprobantes de haberes permite liberar el potencial del personal del área y eficientizar el funcionamiento del sector que gestiona el talento humano.
Cuando hablamos de recibos de sueldos digitales nos referimos a versiones electrónicas de los comprobantes del pago de haberes, que están generados y almacenados de manera virtual, usando plataformas seguras.
El objetivo de su utilización es simplificar los procesos de emisión, envío y firma, brindando acceso directo a ambas partes, tanto al empleador como al empleado.
En Argentina, fueron establecidos en 2019 por la Resolución 346/19 del Ministerio de Producción y Trabajo, que determina que los empleadores pueden optar por emitir, indistintamente, recibos de pago en concepto de salarios u otras formas de remuneración al personal en relación de dependencia en formato papel o digital.
A partir de ese momento, su uso se extendió. Al punto que, de acuerdo con un estudio realizado en 2021, el 70% de las empresas argentinas pensaban en introducir recibos de haberes digitales durante el año 2022.
Al igual que sucede con los documentos físicos, la versión digital de un recibo de sueldo debe contener los datos del empleador (nombre o razón social, domicilio, CUIT), de trabajador (nombre completo, calificación profesional, CUIL), el total bruto de la remuneración básica o física y el porcentual devengado y tiempo correspondiente, así como todos los requisitos mínimos que explicita el artículo 140 de la Ley de Contrato de Trabajo.
Cuando se emite un recibo de sueldo digital, el empleador firma electrónicamente el documento, enviándolo al colaborador en cuestión para que pueda acceder a él, consultarlo y firmarlo.
Incluir recibos digitales en tu organización aporta una serie de ventajas. A continuación, te contamos cuáles son las más relevantes.
La creación, organización, distribución y archivo de los recibos físicos son acciones que requieren una gran cantidad de tiempo y recursos.
La digitalización de estos documentos facilita tanto su emisión, como su envío y almacenamiento, eficientizando el proceso y aumentando la productividad del personal de Recursos Humanos, que puede dedicarse a tareas asociadas a la optimización de la experiencia de los empleados.
Al igual que sucede con los trabajadores de otras áreas, los colaboradores del sector de RRHH se cansan, se aburren o se desmotivan, lo que aumenta la probabilidad de que cometan errores.
Si estas equivocaciones se trasladan a la confección de los comprobantes de remuneración, se generan errores de tipeo, de cálculo o de ingreso de datos.
La implementación de un software especializado en Recursos Humanos elimina esta problemática, contribuyendo a que los recibos se realicen con información precisa y de acuerdo con las regulaciones vigentes.
Imprimir, enviar y archivar documentos en papel no solamente es caro, sino también perjudicial para el medio ambiente.
La adopción de recibos digitales elimina los costos operativos asociados a estas tareas, a la vez que permite asignar los recursos humanos a tareas estratégicas para el negocio.
Cuando están gestionados a través de plataformas fiables que cuentan con protocolos de protección de datos personales, los recibos virtuales son mucho más seguros que los físicos.
Estas soluciones funcionan con mecanismos de acceso seguros y herramientas de encriptación de datos, lo que garantiza que solo pueden ser visualizados por el personal de RRHH y el colaborador en cuestión. Así resguardan los datos confidenciales de los trabajadores.
Otra ventaja importante de digitalizar los recibos de haberes es que los trabajadores ya no tienen que esperar a que se les entregue el papel con la liquidación, sino que pueden acceder a ellos en tiempo real.
Esto es especialmente útil en situaciones en las que los empleados necesitan verificar sus ingresos o realizar trámites que requieran este documento, o bien planificar sus finanzas.
Por otro lado, virtualizar los recibos permite que los colaboradores puedan recibirlos por correo electrónico, o bien visualizarlos a través de una plataforma online.
Esto es un gran diferencial para organizaciones con empleados remotos.
Los registros digitales son más fáciles de mantener y rastrear y, al mismo tiempo, más complejos de alterar. Esto simplifica la presentación de informes y la realización de auditorías.
En paralelo, la implementación de comprobantes virtuales reduce el riesgo de multas y sanciones asociadas al incumplimiento normativo.
Asimismo, la digitalización de los recibos mejora la experiencia del empleado. Los colaboradores se sienten satisfechos al poder acceder a estos documentos de manera virtual, sin necesidad de esperar a que sean distribuidos.
Nuestro software está especialmente diseñado para optimizar los procesos del departamento de Recursos Humanos. Posee un módulo que simplifica la distribución de los recibos virtuales, permitiendo que los colaboradores ingresen desde cualquier dispositivo a un portal virtual donde pueden visualizar todos sus comprobantes y proceder a su firma.
Además, brinda la posibilidad de hacer un seguimiento del workflow de documentos asociados a la liquidación mensual, como el aguinaldo, bonos, ajustes y vacaciones, entre otros.
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