Roadmap para la digitalización del departamento de Recursos Humanos

Así como sucede en otros sectores, la digitalización del departamento de Recursos Humanos es un paso clave para mejorar el funcionamiento de sus procesos, aumentar la satisfacción de los empleados y liberar al equipo de tareas repetitivas y poco motivadoras.

No obstante, a la hora de implementar un proyecto de transformación digital para este sector, es habitual que las organizaciones no sepan por dónde empezar. A continuación, te explicamos detalladamente los pasos para lograrlo.

Digitalización del departamento de Recursos Humanos: una necesidad que ya no podés postergar

Cuando hablamos de digitalizar el departamento de RRHH, hacemos referencia a la selección y adopción de herramientas tecnológicas, adecuadas a las necesidades de la organización, para ser aplicadas a las diferentes tareas con el objetivo de optimizar sus procesos, agilizar el acceso a la documentación y optimizar el acceso a la información.

Al transformarse digitalmente, el área puede poner en marcha flujos de trabajo automatizados y basados en datos. Esto le permite obtener mejores resultados y tomar decisiones basadas en información concreta.

Dado que el sector de Recursos Humanos atraviesa transversalmente a todos los departamentos , cuando los procesos que ejecuta se automatizan y optimizan, aumenta la satisfacción de los colaboradores y, en consecuencia, se potencia la experiencia del empleado. Es importante que este proceso esté acompañado de una estrategia de cambio cultural que fomente la innovación y la adopción de nuevas tecnologías.

Roadmap para la digitalización del departamento de Recursos Humanos

No hay dudas de que digitalizar el área de RRHH aporta numerosos beneficios, tanto para las compañías como para los trabajadores. Ahora bien, para lograr una implementación exitosa, las organizaciones deben poner en marcha un plan de digitalización del departamento de Recursos Humanos que incluya los siguientes pasos.

1. Analizar la situación

En primer lugar, es necesario hacer una evaluación profunda sobre la situación en la cual se encuentran la empresa y, en particular, los procesos del sector de RRHH.

¿Qué tareas se llevan a cabo? ¿Qué funciones representan el mayor volumen de trabajo en términos de tiempo y esfuerzo para los colaboradores del área? ¿Cuáles pueden ser automatizadas sin poner en riesgo su precisión y su efectividad?

2. Establecer objetivos

Una vez que se conoce el estado actual de los procesos, es necesario establecer los objetivos que se quieren alcanzar digitalizando el departamento de Recursos Humanos, sean estos simples o complejos.

En aquellas organizaciones que dan los primeros pasos, es conveniente comenzar con metas sencillas divididas por diferentes momentos del ciclo de vida del empleado (reclutamiento, onboarding, evaluaciones, liquidaciones, comunicaciones, etc.).

Una vez establecidos los objetivos, llega el momento de determinar aquellas funciones que deben estar presentes en la herramienta tecnológica para poder conseguir las metas establecidas.

3. Identificar figuras clave

Así como en la creación de una marca empleadora se involucran los responsables de departamentos que funcionan en paralelo al de RRHH —por ejemplo, Marketing y Comunicaciones—, cuando llega el momento de poner en marcha un proyecto de transformación digital es imprescindible contar con la colaboración del área de IT.

4. Elegir la plataforma adecuada

Una vez que han determinado los objetivos y los alcances de la iniciativa, es necesario que las empresas escojan el software que las ayudará alcanzar una correcta digitalización del departamento de Recursos Humanos.

Si bien en un principio se utilizaban programas on-premise, localizados en las instalaciones de la organización, la aparición de la nube hizo posible la incorporación de soluciones cloud para RRHH.

Las plataformas en la nube, como Napsis, aportan numerosas ventajas para las compañías. Además de ser más ágiles y económicas, permiten el acceso desde cualquier momento y lugar a través de un dispositivo con conexión a internet.

Asimismo, es fundamental que las organizaciones opten por softwares integrados y de autoservicio. Estas plataformas conjugan diferentes procesos en una única herramienta, lo que facilita la gestión y permite a los empleados acceder, ver y editar la información acerca de las funciones, pedidos y requerimientos que les conciernen.

5. Capacitar a los empleados

Para garantizar el éxito de la digitalización, es imprescindible que los colaboradores sepan cómo funciona la herramienta y qué tareas pueden llevar a cabo con ella.

Invertir en la formación de líderes del cambio tecnológico en RRHH es una excelente idea para optimizar la implementación.

6. Poner en marcha la iniciativa

Llegó el momento de la verdad, es decir, de poner en marcha la plataforma tecnológica seleccionada. 

7. Medir los resultados

Por último, es necesario evaluar el resultado de la implementación, analizando si el rendimiento alcanzado es el esperado.

Esto ayuda a identificar inconvenientes para introducir cambios que mejoren los procesos.

La transformación digital de los procesos de Recursos Humanos puede ser un proceso gradual, pero es un cambio necesario para asegurar el éxito y la sostenibilidad a largo plazo de la organización.

¿Querés iniciar el proceso de digitalización del departamento de Recursos Humanos en tu compañía? En Napsis podemos ayudarte. Contactanos.